Att skriva brev är en konst, och mail är inte långt efter. Vad det handlar om är att förmedla det man vill säga på ett sätt som mottagaren förstår, relaterar till, vill ta sig an och kan svara på – helst med det svar man önskade. Det är inte lite att begära av en kort text!
I dessa praktik och jobbansökningstider tänkte jag i korthet (allt är relativt) beskriva vad som ger mail en bättre chans att bli väl bemötta. Som alltid med blogginlägg är det svårt att lägga sig på en nivå som passar alla – men det är aldrig dåligt att reflektera över varför man gör som man gör, eller om det ger resultaten man vill ha. Eftersom mail är huvudkommunikationen på universitetet och ofta den första kontakten mellan två personer i officiella frågor är det här en viktig bit av studier och arbetsliv som inte annars ingår i undervisningen. Så låt mig ge några råd för att skicka proffsiga mail:
Först välj rätt adress och plattform. Oavsett vad det gäller (jobb, studier, frågor till offentliga personer, allt annat) så är den första uppgiften att hitta rätt kanal. För det allra mesta är det bäst att börja så officiellt som möjligt innan man tar till andra metoder för att nå någon och därför är ett mail till den adress som är sökbar på hemsidor, via platsannonser, på visitkortet eller annan officiell kanal det som kommer att behandlas här under. När det kommer till studierna har ni redan möjligheten att välja att maila istället för att använda canvas (ta den!) och även om ni skulle se en offentlig person i ett kommentarsflöde någonstans är det ändå bättre att leta rätt på emailadressen och börja med den.
En titelrad/ämnesrad som säger vad ärendet gäller, så kortfattat som möjligt, och som är sökbar i efterhand är en nyckel för att mottagaren ska kunna hitta det igen i den förmodade stora högen av korrespondens de tar emot. På universitetet är det vanligt att lärare och personal använder sina inkorgar som att-göra-listor och där vill du att ditt ärende ska ha en tydlig titelrad.
Ett mail är ett kontaktförsök som inte är väntat, därför är det bra att börja med en hälsningsfras. Personen du skriver till kan befinna sig i vilken sinnesstämning som helst och du vill att den ska ge dig och ditt mail all uppmärksamhet och då behöver du börja med att hälsa. I Sverige är vi lyckligt lottade i det att vi är relativt informella i korrespondens. Hälsningsfrasen kan signalera mycket och beroende på vilken bakgrund eller företagskultur din mottagare har kan det ställa olika förväntningar på hur man ska tilltala dem, men ett Hej! räcker ofta långt.
(För extra artighet är det sen utrymme att önska att mailet/meddelandet/frågan kommer vid ett lämpligt tillfälle, att de mår bra, etc – men det är inte strikt talat nödvändigt för att ändå upplevas som artig och korrekt. En sådan artighet kan också sparas till slutet, så jag återkommer till det.)
Presentera dig tydligt så tidigt som möjligt. Det är lätt att börja med att presentera sitt ärende för det är ju det som ligger överst i huvudet och du vet ju redan vem du är och varför du skriver – men det är nödvändigt för allt som kommer efter att mottagaren kan placera dig i rätt kategori av avsändare direkt. Det påverkar vilket svar hen kan ge, om ditt mail blir besvarat snabbt eller när det finns tid över i framtiden, om du hamnar i en en mapp eller direkt på listan över att-göra, och många andra kategorier dessutom. Ifall du träffat din mottagare kan du hänvisa till det tillfället (bra ifall man träffat en framtida arbetsgivare i ett annat sammanhang, eller skriver till en forskare man hört föreläsa med en fråga). Även om din emailadress syns för mottagaren är det inte det samma som att hen vet vem du är (även om din adress är ditt fulla namn). Tydlighet är alltid att föredra. För frågor kring studier behöver din presentation innehålla vad du läser och vilken kurs det gäller (både ämne och delkurs är behjälpligt för lärare som undervisar på flera kurser) eftersom det också gör det sannolikare att du får den information du behöver.
Efter presentationen förklara ärendet och vad du redan gjort. Om du ställer en fråga eller behöver information och inte talar om vad du gjort själv, var/hur du letat efter information innan du skriver mailet, så riskerar du att få det ytligaste och enklaste svaret för att mailet ska hanteras och läggas åt sidan.
Du behöver också vara tydlig med förhoppningarna på svar och samtidigt visa förståelse för tiden det tar att hjälpa dig. Med det här menar jag att om din fråga är tidskänslig är det bra att tala om det och varför, men andra sidan av det myntet är att din mottagare kan ha mycket att göra redan och ditt mail kan bli en tidsfråga för hen också. Att svara på mail kan gå fort, men beroende på vad du efterfrågat kan det ta ett par dagar att leta rätt på svaret. Som student är det lätt att all tid är studietid, men din mottagare har sannolikt fasta arbetstider, så ta det med i beräkningen för hur lång tid svaret kan ta. Med det sagt – om det går en längre tid utan svar är det läge att skicka en artig förfrågan om ifall ditt förra mail försvunnit eller om det är något mer du kan precisera för att göra det möjligt att svara, det ger dig också möjlighet att fylla på med andra frågor eller om du har gjort något mer i ditt ärende sen senast, eller bara intyga att det fortfarande är aktuellt för dig.
Artig avslutning är alltid pricken över i. Här går det att lägga in en artig önskan om att mottagaren får en fin dag eller en personlig kommentar eller förhoppning. Det är bra att lämna mottagaren med ett gott intryck. Sen är det avskedsfrasen och det kan vara lite svårare. Med vänlig hälsning är en klassiker av en anledning och även om det är frestande att förkorta det föreslår jag alltid att man sparar det till eventuella uppföljningar på korrespondensen. För ett första mail är det fint att visa att man tagit sig tiden att skriva ut hela frasen oavsett vilken man väljer.
Glöm inte att skriva avsändare. Det är en påminnelse om vem det var som frågade och ger mottagaren en andra chans att i huvudet (och inkorgen) kategorisera ditt mail på rätt sätt. Hela namnet här gör att du kan börja mailet lite mer inofficiellt med bara ditt förnamn, och om du skriver i ett ärende som rör studier skriv upp vilken kurs (och delkurs) det gäller. Om det är i arbetssammanhang är det smart att lägga till annan kontaktinformation, som telefonnummer.
Sammanfattningsvis: gör det lätt för din mottagare att identifiera vem som skriver, i vilket ärende och hur detaljerat svar som krävs, hur brådskande det är och att du är en trevlig person att ha kontakt med.
Detta är grunden men det går alltid att förfina. Håll koll på hur andra korresponderar med dig och fundera över vad du kan ta med dig in i din egen mailteknik. När man skrivit ett andra (eller flera) mail i samma ärende kan man lätta på artigheten lite, förkorta sina fraser, eller öka på vänligheten i avslutningen. Att följa nivån av formalitet (eller lättsamhet) den du mailar med har är också ett bra sätt att lägga sig på rätt nivå, särskilt om det är personer du aldrig träffat.
Lycka till!